オンライン秘書になるには？必要なスキルやおすすめ求人を紹介

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、メール対応やスケジュール管理など従来の秘書業務をオンラインで行うサービスです。オフィスに出社する必要はなく、固定の勤務時間もないので、インターネット環境されあれば、ご自宅など場所を選ばず働くことができます。

オンライン秘書の仕事内容

オンライン秘書の仕事内容は、以下のようなものがあります。

• メール管理：クライアントのメールを整理し、重要なメールへの対応や返信を行います。
• スケジュール管理：クライアントの予定を管理し、会議やアポイントメントの調整を行います。
• データ入力と管理：各種データの入力やデータベースの管理を担当します。
• 調査とリサーチ：必要な情報の調査やリサーチを行い、クライアントに提供します。
• 文書作成：レポートやプレゼンテーション資料などの作成を行います。
• 電話対応：クライアントに代わって電話応対を行い、必要な情報を伝えます。
• 経費精算：経費の整理や精算を行い、記録を管理します。
• ソーシャルメディア管理：クライアントのソーシャルメディアアカウントを管理し、投稿やフォロワーとのやり取りを行います。

その他にも経理・人事・営業サポートなど、クライアントのニーズに応じて、様々な事務的サポートを行います。

オンライン秘書におすすめの資格

オンライン秘書になるために資格は必要ありませんので、未経験の方でも始められます。ただし、持っていると仕事に活かせる資格もありますので、おすすめをいくつかご紹介します。

秘書検定

秘書検定とは、秘書業務に必要な知識やスキルを評価するための検定試験です。正式名称は「秘書技能検定」で、日本国内で広く認知されている資格です。秘書業務に限らず、ビジネスマナーやコミュニケーションスキルの向上を目指す人々にとっても有益な資格です。

秘書検定は、難易度に応じていくつかの級に分かれています。

• 1級：高度な秘書業務の知識とスキルが求められます。役員秘書や上級管理職の秘書として必要なレベルです。
• 準1級：1級に次ぐレベルで、高い専門知識と実務能力が求められます。
• 2級：一般的な秘書業務に必要な知識とスキルを評価します。多くの企業で評価されるレベルです。
• 3級：初歩的な秘書業務の知識とスキルを評価します。秘書業務を学び始めた人やビジネスマナーを学びたい人に適しています。

秘書検定の試験内容は、筆記試験と実技試験（面接試験）に分かれています。級によって試験の内容や形式が異なりますが、一般的には以下のような内容です。

• 筆記試験
  • 理論（ビジネスマナー、コミュニケーション、文書作成、オフィスマネジメントなど）
  • 実技（スケジュール管理、来客応対、電話応対、会議準備など）
• 実技試験
  • 面接試験（上級の級で実施されることが多い）

MOS（Microsoft Office Specialist）

MOS（Microsoft Office Specialist）とは、Microsoft Office製品の操作スキルを証明する国際的に認められた資格です。Microsoft Office製品には、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Accessなどがあり、これらのアプリケーションを効率的に操作する能力を評価するための試験です。

MOS資格には、以下のようなレベルとアプリケーションごとの試験があります。

• MOSスペシャリスト（一般レベル）：各アプリケーション（Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Access）の基本的な操作スキルを評価します。
• MOSエキスパート（上級レベル）：WordおよびExcelにおいて、より高度な操作スキルを評価します。
• MOSマスター：複数のアプリケーションでエキスパートレベルの資格を取得した場合に与えられる称号です。例として、WordとExcelのエキスパート資格に加え、PowerPointやOutlookのスペシャリスト資格を取得する必要があります。

MOS試験は、実際にMicrosoft Office製品を使用して行う実技試験です。試験内容はアプリケーションごとに異なりますが、一般的には以下のような内容です。

• Word：文書の作成と管理、テキストと段落の書式設定、グラフィックと図形の挿入と書式設定、参照の作成と管理
• Excel：ワークシートとブックの作成と管理、セルとセル範囲のデータの管理、数式と関数の使用、データの分析と視覚化
• PowerPoint：プレゼンテーションの作成と管理、スライドコンテンツの挿入と書式設定、スライドデザインの適用、アニメーションとトランジションの使用
• Outlook：メールの管理、予定表の管理、連絡先の管理、タスクの管理
• Access：データベースの作成と管理、テーブルの作成と管理、クエリの作成と実行、フォームとレポートの作成

日商簿記検定

日商簿記検定とは、商工会議所が実施する日本商工会議所主催の簿記検定試験で、正式名称は「日商簿記検定試験」です。この検定試験は、企業の経理業務や会計の基礎知識を評価するために行われており、企業の財務管理に必要なスキルを証明する資格です。

日商簿記検定は、難易度に応じて以下のような級に分かれています。

• 1級：上級レベルの会計および原価計算の知識が求められます。企業の経理部門や会計事務所などで専門的な業務を行うためのスキルを証明します。
• 2級：中級レベルの商業簿記および工業簿記の知識が求められます。中小企業の経理担当者や、より高度な会計知識を必要とする職種で役立ちます。
• 3級：基礎的な商業簿記の知識が求められます。経理や会計の入門者向けで、基本的な取引の記録や財務諸表の作成ができるレベルです。

試験内容は、級によって異なりますが、一般的には以下のような内容です。

• 1級
  • 財務会計（企業会計原則、財務諸表分析など）
  • 管理会計（原価計算、管理会計理論など）
• 2級
  • 商業簿記（商品売買、決算整理、財務諸表作成など）
  • 工業簿記（原価計算、製造原価報告書の作成など）
• 3級
  • 基本的な簿記の原理（仕訳、総勘定元帳、試算表など）
  • 財務諸表の作成（貸借対照表、損益計算書など）

オンライン秘書に必要なスキル

オンライン秘書になるためには、いくつかの重要なスキルが必要です。これらのスキルは、クライアントのサポートを効率的かつ効果的に行うために欠かせません。

コミュニケーション能力

オンライン秘書は、主にメール、チャット、ビデオ通話などのデジタル手段を使ってコミュニケーションを行います。明確かつ効果的に意思疎通を図る能力が求められます。また、多様な業種のクライアントともうまくコミュニケーションを取ることが重要です。

マネジメント能力

オンライン秘書は複数のタスクを同時に管理する必要があります。優先順位をつけ、時間を効率的に管理するスキルは必須です。また、スケジュール管理も重要な業務の一つです。

ITリテラシー

オンライン秘書は、様々なオンラインツールやソフトウェア（例：Microsoft Office, Google Workspace）を使いこなす必要があります。また、クラウドベースのファイル共有、プロジェクト管理ツール、ビデオ会議システムなど、新しいテクノロジーを迅速に習得し、活用する能力も重要です。

問題解決能力

問題が発生した際に迅速かつ効果的に対処できる能力もオンライン秘書には求められます。柔軟な思考と創造的な解決策を見つけることが、スムーズな業務運営に繋がります。

自己管理能力

オンラインでの仕事は、監督や直接の指示が少ないため、自らを律して効果的に仕事を進める能力が必要です。自分自身で目標を設定し、業務を計画的に進行させることが求められます。

オンライン秘書のおすすめ求人5選

HELP YOU

「HELP YOU」は、総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業の「株式会社ニット」が運営するオンライン秘書サービスです。クライアントの継続利用率が98%と非常に高く、信頼性のあるサービスです。

• 多様な業務に対応：秘書業務、経理、人事、総務、資料作成、リサーチ、Webマーケティングなど幅広い業務を担当することができます。そのため、様々なスキルを持つアシスタントが活躍できる環境が整っています​ ​。
• 完全オンライン：全ての業務はオンラインで完結するため、働く場所や時間を気にせず働くことが可能です。特に育児や介護をしている方、複業を希望する方にとって働きやすい環境です​。
• チーム体制：案件ごとに最適なチームを編成し、効率的に業務を遂行します。これにより、クライアントの多様なニーズに応えることができます​。
• 研修とサポート：ジョイン後は研修やOJT（On-the-Job Training）があり、初めてのオンラインワークでも安心して業務を始められます。また、困った時にはチームメンバーがサポートしてくれます​。
• 高い継続利用率：クライアントの継続利用率が98%と非常に高く、信頼性のあるサービスです。これにより、安定した業務提供が可能です​。

フジ子さん

「フジ子さん」は、「ＢＰＯテクノロジー株式会社」が運営するオンライン秘書サービスです。総務省「テレワーク先駆者百選」にも認定されいて、累計ユーザー数1,000以上、官公庁でも導入されているサービスです。

• 多様な業務に対応：経理、秘書、人事、総務、Webサイト運用など、幅広い業務に対応しています。これにより、様々なスキルを活かして働くことができます​​。
• 完全オンライン：パソコンとネット環境さえあれば、自宅などどんな場所でも働くことができます。
• 他スタッフとの連携：いつでもチームの仲間と連携して仕事をすることができます。また、仕事に慣れるまではOJT（On-the-Job Training）もあるので安心です。
• 得意分野を活かせる：各種PC操作、経理や事務、翻訳作業など、あなたのこれまでの経験を活かすことができます。

CASTER BIZ

「CASTER BIZ」は、「株式会社キャスター」が運営するオンライン秘書サービスです。秘書サービス以外にも、採用・経理・労務・セールスマーケティングなど様々な事業を展開しています。

• 柔軟な働き方：完全オンライン＋フレックス制を導入しているので、場所や時間を気にせず自由に働くことができます。
• チーム制：担当するクライアントが異なっていても、先輩メンバーに相談する環境が整っています。未経験の人でも安心して仕事をすることができます。
• スキル向上：グローバル企業、IT企業を中心とするクライアントからの依頼を通じて最先端の事例に触れながら、クライアントのパフォーマンス向上に寄与することができます。また、マネジメント経験者、営業経験者、役員秘書経験者、各国のバイリンガルなど、様々な経歴を持つアシスタントが在籍しているので、クライアントやメンバーから刺激を受けながら、仕事を通じて成長することができます。

ビズアシ

「ビズアシ」は、日本最大級のクラウドソーシングサービスを運営する「株式会社クラウドワークス」が手掛けるオンライン秘書サービスです。業界最大級600万人以上のデータベースを誇り、累計報酬額25億円超の信頼と実績のあるサービスです。

• 在宅ワーク＋時短案件のみ：1日数時間からの在宅ワークのため、働ける時間が限られていてもお仕事できます。
• 安定した収入：長期前提のお仕事が多いため、継続的に安定した収入を得られます。
• 手厚いサポート：お仕事開始後も相談や困ったことがあれば、事務局からの手厚いサポートがあります。

Remobaアシスタント

「Remobaアシスタント」は、「株式会社Enigol」が運営するオンライン秘書サービスです。2021年のイメージ調査では、クラウド活用支援アウトソーシングサービスNo.1を獲得しています。

• 様々な業務内容：秘書業務のほか、経理、労務、採用、チャット支援など、さまざまな仕事を担当することができます。
• 完全オンライン：パソコンとネット環境さえあれば、どんな場所でも働くことができます。
• 時給と案件：時給は1,100円～1,500円、勤務時間は1日2～3時間の案件などがあります。

オンライン秘書になるには？まとめ

今回は、オンライン秘書になるために必要なスキルや活用できる資格、おすすめの求人をご紹介しました。

オンライン秘書とは、メール対応やスケジュール管理など従来の秘書業務をオンラインで行うサービスです。オフィスに出社する必要はなく、固定の勤務時間もないので、インターネット環境されあれば、ご自宅など場所を選ばず働くことができます。

「オンライン秘書」と検索するとたくさんのサービスが出てきますが、求人を探す際には「HELP YOU」「フジ子さん」「CASTER BIZ」「ビズアシ」「Remobaアシスタント」などがおすすめです。

各サービスの求人サイトに詳しい仕事内容や待遇などが記載されているので、気になる方はぜひチェックしてみてください。