オンライン家庭教師GIPS編集部コロナ禍でリモートワークが広まった一方、秘書や事務作業といった仕事も、オンラインで提供されるようになりました。今回の記事では、オンライン秘書の仕事内容やおすすめサービスなどを分かりやすく解説しています。サービス導入を検討されている方は、各社の公式サイトもチェックしてみて下さい。
オンライン秘書とは？
オンライン秘書とは、インターネットを通じてさまざまな秘書業務を遠隔で提供するサービスのことを指し、オンラインアシスタントと呼ばれることもあります。主な特徴としては以下のような点が挙げられます。
- どこでも利用できる：インターネット環境があれば、場所を選ばずに秘書サービスを受けることができます。
- 様々な業務対応：スケジュール管理、メール対応、文書作成、会議の調整など、従来の秘書が行う業務のほとんどをカバーします。また、人事・採用・マーケティングなど、専門分野に特化したサービスもあります。
- コスト効率と柔軟性：企業はフルタイムの秘書を雇用する必要がなく、必要な時だけサービスを利用できるため、コスト効率が良いです。また、短期間やプロジェクト単位での契約が可能なため、柔軟に人材を活用できます。
- 業務効率化：チャットツール、クラウドサービス、スケジュール管理ソフトウェアなど、最新のテクノロジーを駆使して業務を効率化できます。
- 広く活用：個人事業主、スタートアップ企業、中小企業、さらには大企業の部門など、さまざまな規模のビジネスで利用されています。
オンライン秘書のお仕事内容
秘書業務
- スケジュール管理： 会議、アポイントメント、イベントの日程調整。
- メール管理と対応： 受信メールの整理、重要なメールのフィルタリング、返信の代行。
- 旅行手配： 出張の航空券、ホテルの予約、交通手段の手配。
- 会議準備： 資料の準備、会議議事録の作成、後続アクションの管理。
秘書業務として、スケジュール管理、メール管理、旅行手配、会議準備などを行います。これには、会議やイベントの日程調整、受信メールの整理と返信、出張のための航空券やホテルの予約、そして会議の資料準備や議事録作成、後続のタスク管理などがあります。これらの業務を通じて、オンライン秘書はクライアントの日常的な業務を効率的にサポートします。
一般事務
- 文書作成： 書簡、報告書、提案書の作成。
- データ入力と管理： データベースへの入力、ファイルの整理、文書のアーカイブ。
- 通信対応： 書類の郵送、配信物の管理、電話応対。
一般事務業務において、文書作成、データ入力と管理、通信対応を行います。具体的には、書簡や報告書、提案書などの文書を作成し、データベースへの情報入力やファイルの整理、文書のアーカイブを担当します。また、書類の郵送や配信物の管理、電話応対も行い、クライアントの日常的なオフィス業務を効率的にサポートします。
経理・総務
- 請求書処理： 請求書の作成、送付、支払いの追跡。
- 経費管理： 経費の記録、報告書の作成、払い戻しの処理。
- 資料整理： 経理関連の資料の整理、アーカイブ。
経理・総務の業務では、請求書の処理、経費管理、そして資料の整理とアーカイブを行います。これには請求書の作成から送付、さらに支払い有無のチェックなどがあります。経費に関しては、その記録と報告書の作成、払い戻しの手続きを担当します。また、経理関連の資料を整理し、適切にアーカイブすることで、財務情報の管理とアクセスを容易にします。これらの業務を通じて、オンライン秘書はクライアントの財務管理を効率的にサポートします。
人事・採用
- 応募管理： 応募者の追跡、履歴書の整理。
- 面接調整： 候補者との面接スケジューリング。
- 人事関連文書の管理： 雇用契約、人事記録の管理。
人事・採用業務において、応募管理、面接調整、そして人事関連文書の管理を行います。具体的には、応募者の情報チェックと履歴書の整理、候補者との面接スケジューリング、さらに雇用契約や人事記録の管理を担当します。これらの業務を通じて、オンライン秘書はクライアントの採用プロセスと人事業務の効率化に貢献します。
営業事務
- 顧客データベース管理： 顧客情報の更新、管理。
- 見積書・注文書の作成： 見積書や注文書の作成、送付。
- 営業サポート： 営業資料の準備、営業成果の追跡。
営業事務として、顧客データベースの管理、見積書や注文書の作成、そして営業サポートなどがあります。これらの業務では、顧客情報の定期的な更新と管理を行い、必要に応じて見積書や注文書を作成して送付します。さらに、営業資料の準備と営業成果の追跡も行い、クライアントの営業活動を効率的にサポートします。
マーケティング業務
- 市場調査： 競合分析、顧客調査、業界トレンドの調査。
- SNS管理： ソーシャルメディアアカウントの管理、コンテンツ投稿。
- キャンペーンサポート： プロモーションキャンペーンのサポート、資料作成。
マーケティング業務におけるオンライン秘書の役割は、市場調査、SNS管理、そしてキャンペーンサポートなどがあります。市場調査では競合分析、顧客調査、業界トレンドの調査を行い、市場の動向を把握します。SNS管理ではソーシャルメディアアカウントを運用し、効果的なコンテンツを投稿します。キャンペーンサポートではプロモーションキャンペーンの補助と関連資料の作成を行い、マーケティング活動の効果を高めます。これらの業務を通じて、オンライン秘書はクライアントのマーケティング戦略の実行を支援します。
オンライン秘書を利用するメリット
効率化と生産性の向上
オンライン秘書が日々のスケジュール管理、メール処理、文書作成、データ入力などの時間を要する事務作業を引き受けることで、クライアント自身がビジネスの戦略立案や重要な意思決定、クリエイティブな作業により多くの時間を割けるようになります。結果として、業務の効率が向上し、全体的な生産性が高まることが期待できます。また、オンライン秘書は遠隔地から業務を行うため、物理的なオフィススペースや設備への投資を抑えることができ、コスト削減にも寄与します。このように、オンライン秘書の活用は、日々の業務の効率化を図りつつ、クライアントが本来の業務に集中し、ビジネスの成長を促進するための重要な手段となります。
コスト削減と柔軟性
オンライン秘書を利用することで、フルタイムのオフィス秘書を雇用する場合に比べて、給与、福利厚生、オフィススペースや設備投資などの固定費を大幅に削減できます。また、オンライン秘書サービスは通常、必要なときにのみ利用できる柔軟性があり、ビジネスの需要に応じてサービスの利用時間や範囲を調整することが可能です。これにより、無駄な人件費やリソースの消費を避け、効果的なコスト管理が実現できます。さらに、オンライン秘書は地理的な制約が少ないため、世界中どこからでもサービスを受けられ、ビジネスの拡大や国際的な活動においても大きな利点となります。このように、オンライン秘書の活用は、コスト面での効率化と業務の柔軟性を同時に提供し、企業や個人事業主がよりスマートに事業を運営するための有効な手段となっています。
専門性の活用
オンライン秘書は多様なスキルセットと専門知識を持っており、これによりクライアントは特定の業務に特化した高度なサポートを受けることができます。例えば、法律や会計、デジタルマーケティング、外国語対応など、特定の分野において高度な専門知識を持つオンライン秘書を選択することで、その分野の業務を効率的かつ専門的に処理できます。
さらに、オンライン秘書は最新のテクノロジーとツールに精通していることが多く、これによりクライアントは最新のビジネスプラクティスやデジタルツールを活用することができます。これは、特にテクノロジーの迅速な進化に伴い、常に更新される必要があるスキルや知識を社内でカバーするのが難しい中小企業やスタートアップにとって特に有益です。
このように、オンライン秘書を活用することで、特定の専門分野における知識やスキルを効果的に利用し、ビジネスの成長と効率化を支援することができます。これは、オンライン秘書が提供するサービスの質を高め、クライアントのビジネスニーズに合わせたカスタマイズされたサポートを提供することにつながります。
オンライン秘書サービス5選
2024年におすすめのオンライン秘書（アシスタント）サービスを5つご紹介します。これらのサービスは、様々なビジネスニーズに対応可能で、料金体系や提供するサービスの範囲が異なります。
- i-STAFF：採用率1%の優秀な人材を擁し、業界唯一の返金保証があります。料金は時間単位または契約期間に基づいて変動し、2週間の無料トライアルが利用可能です。
- CASTER BIZ：一部のオフライン業務に対応し、余った時間は次月へ繰り越すことが可能です。料金は3,960円から始まり、様々なビジネスニーズに対応します。
- Genny：最短30分の打ち合わせで即日利用が可能です。10営業日の無料期間を提供し、月額105,600円から利用できます。稼働時間に制限はありません。
- フジ子さん：業界トップクラスの低価格を提供し、セキュリティ教育にも力を入れています。料金は1時間あたり1,640円からです。
- HELP YOU：平均継続利用率98%を誇り、総務省「テレワーク先駆者百選」認定企業が運営しています。料金は1時間あたり2,750円からです。
これらのサービスは、秘書業務、経理、人事、営業アシスタント、Webサイト運用などの多様な業務に対応しています。料金体系やサービスの内容、トライアル期間の有無、セキュリティ対策など、利用する前に各サービスの詳細を確認することが重要です。
i-STAFF
「i-STAFF」は、高い採用基準で選ばれた優秀な人材を有し、業界唯一の返金保証を提供するオンライン秘書サービスです。幅広い業務対応能力を持ち、秘書業務から経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタントまでカバーしています。契約の柔軟性があり、セキュリティ対策にも力を入れているため、クライアントの安心と満足を重視しています。さらに、2週間の無料トライアルがあり、オフライン業務にも対応可能です。
- 優秀な人材の採用： i-STAFFは採用率1%という高い基準を設けており、非常に優秀な人材が在籍しています。
- 業界唯一の返金保証： i-STAFFは業界で唯一、返金保証を提供しています。
- 幅広い対応可能業務： 秘書業務から経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタントまで、多岐にわたる業務に対応しています。
- 契約の柔軟性： さまざまな契約プランを提供しており、クライアントのニーズに応じた柔軟なサービスが可能です。
- セキュリティへの配慮： 個人情報や企業の機密情報を取り扱う際のセキュリティにも注力しており、安心して利用できる環境を提供しています。
- 無料トライアルの提供： 2週間（6時間）の無料トライアルを提供しており、サービスを無料で試すことができます。
- 対応可能な仕事内容： 秘書業務、経理、Webサイト運用、人事、営業アシスタント
CASTER BIZ
「CASTER BIZ」は、オンライン業務に加えて一部のオフライン業務にも対応するオンライン秘書サービスです。余ったサービス時間を次月に繰り越すことができる点が特徴です。料金体系は時間単位で設定されており、3,960円からの料金で、クライアントのニーズに応じた柔軟なサービス提供が可能です。
- 一部のオフライン業務対応： CASTER BIZは、オンライン業務に加えて、一部のオフライン業務にも対応しています。これにより、より幅広い業務をサポートすることが可能です。
- 余った時間の繰越が可能： このサービスでは、利用しきれなかった時間を次月に繰り越すことができます。これにより、時間を効率的に活用することができ、無駄が少なくなります。
- 料金体系： CASTER BIZの料金体系は、サービスの種類によって異なりますが、一般的には時間単位で計算されます。料金は3,960円から始まり、ニーズに応じて選べる柔軟性があります。
- 対応可能な仕事内容：秘書、事務、人事、経理、翻訳、制作、その他（文字起こし、SNS運用サポート、オフライン対応、受電代行など）
Genny
「Genny」は、最短30分の打ち合わせで即日利用が可能なオンライン秘書サービスです。新規クライアント向けに10営業日の無料期間を提供し、月額105,600円からの料金プランで稼働時間無制限のサービスを提供しています。
- 迅速なサービス開始： Gennyは、最短30分の打ち合わせ後に当日から利用可能という迅速なサービス開始が可能です。
- 10営業日の無料期間： 新規クライアントには10営業日の無料利用期間が提供されます。この期間を利用して、サービスの品質や適合性を試すことができます。
- 料金体系： Gennyの料金プランは月額105,600円からとなっており、これには稼働時間の制限がありません。つまり、必要な時にいつでもサービスを利用できるというメリットがあります。
- 対応可能な仕事内容：メール確認・返信代行、スケジュール管理、ドライバー手配・配車運行管理、アポイント調整、ビジネスランチ・会食予約、出張手配代行、契約書作成補助、名刺管理など
フジ子さん
「フジ子さん」は、業界トップクラスの低価格で提供されるオンライン秘書サービスです。1時間あたり1,640円からの料金設定とセキュリティ教育に重点を置いたサービスを提供しています。
- 低価格サービス： フジ子さんは業界トップクラスの低価格でサービスを提供しており、1時間あたり1,640円からの料金設定となっています。これにより、コストを重視するクライアントにとって魅力的な選択肢となっています。
- セキュリティ教育の徹底： セキュリティ対策にも力を入れており、秘書スタッフへのセキュリティ教育を徹底しています。これにより、個人情報や企業の機密情報を安全に扱うことが可能です。
- 対応可能な仕事内容：経理、秘書・総務、人事、Webサイト運用など
HELP YOU
「HELP YOU」は、平均継続利用率が98%と非常に高い顧客満足度を誇るオンライン秘書サービスです。総務省の「テレワーク先駆者百選」に認定されており、1時間あたりの料金が2,750円からの手頃な価格帯で提供されています。
- 高い継続利用率： HELP YOUは平均継続利用率が98%と非常に高く、高い顧客満足度が特徴です。
- テレワーク先駆者としての認定： 総務省の「テレワーク先駆者百選」に認定されている企業が運営しており、遠隔ワークのサポートにおいて高い信頼性を持っています。
- 料金体系： 1時間あたりの料金は2,750円からとなっており、多くのクライアントにとって手頃な価格帯でサービスを提供しています。
- 対応可能な仕事内容：秘書、営業サポート、人事、経理、その他（カスタマーサポート、データ入力 ・チェックなど）
オンライン秘書の選び方
サービスの範囲と専門性
どのような業務をカバーしているか、特に自社のニーズに合った専門性を持っているかを確認することが大切です。秘書業務、経理、マーケティングなど、特定の専門分野でのサポートが必要な場合、その分野に特化したスキルを持つオンライン秘書を選ぶことが重要です。
料金体系
どのような料金体系を採用しているか（時間単位、月額制など）、およびその費用対効果を検討しましょう。長期的に見てコスト効率が良いかどうかも重要な判断基準です。
契約の柔軟性
サービスの契約期間や、契約後のプランの変更の容易さ、余った時間の繰り越し可能性など、契約条件の柔軟性もチェックしましょう。
信頼性とセキュリティ
サービス会社の信頼性、評判、セキュリティ対策（個人情報の取り扱いや機密情報の保護など）を確認しましょう。
トライアル期間の有無
サービスを実際に試せる無料トライアル期間があるかどうかもチェックポイントです。トライアルを利用してサービスの品質や適合性を確認してみましょう。
オンライン秘書のまとめ
今回は、オンライン秘書の仕事内容やおすすめサービス5選についてご紹介しました。
オンライン秘書とは、遠隔地から様々な事務的業務をサポートする専門家を指し、その業務内容はスケジュール管理、メール対応、文書作成、データ入力、特定の専門業務のサポートなど多岐にわたります。このようなサービスを利用するメリットとして、効率化、生産性の向上、コスト削減、専門知識の活用などが挙げられます。
おすすめのオンライン秘書サービスとしては、i-STAFF、CASTER BIZ、Genny、フジ子さん、HELP YOUなどがあります。これらのサービスはそれぞれ異なる特徴を持ち、優秀な人材、低価格、高いセキュリティ、幅広いサービス範囲など、クライアントの様々な要望に応える能力を持っています。適切なオンライン秘書を選ぶ際には、サービスの範囲、料金体系、契約の柔軟性、信頼性とセキュリティ、トライアル期間の有無などを検討することが重要です。
自社でも導入を検討されている方は、まずは無料トライアルなどを活用して、自社に合うサービスを探してみてください。